Los pequeños y medianos hoteles ahora pueden gestionar mejor sus reservas y sus procesos administrativos gracias a un software de bajo costo 

Optilodging, un software asequible localizado en la nube, facilita las labores de pequeños y medianos hoteles, desde la operación de reservas, facturación y control de caja hasta el manejo de turnos.  

De acuerdo con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el país hay alrededor de 14.000 hoteles registrados oficialmente, y de ellos, el 91% son pequeños y medianos. Al respecto, este tipo de negocios maneja muchas áreas que tienen que estar debidamente controladas para su buen funcionamiento.

Los pequeños hoteles tienen necesidad de hacer un estricto seguimiento de sus reservaciones y, por lo general, no cuentan con herramientas que se acomoden a sus condiciones. Lo que hay en el mercado son softwares de gestión para el negocio hotelero muy costosos, los cuales les implica, además, adquirir un servidor. Entonces, adicionalmente del software, se requiere comprar un hardware que resulta complejo para las personas que acostumbran trabajar en estos lugares: técnicos o bachilleres, a quienes les resulta muy complicado su manejo; además, su rotación es alta y los hoteleros no pueden solicitar capacitación constantemente porque les resulta oneroso y el negocio no genera los suficientes recursos para cubrir esos gastos. Algunos hoteles que finalmente adquieren ese tipo de software terminan trabajando manualmente, y eso les implica muchos problemas.

De cualquier forma, este tipo de hoteles gestionan mucha información; por ejemplo, si un hotel pequeño cuenta con 20 habitaciones y tiene una ocupación media del 70% al mes, puede estar generando 500 reservas mensuales y eso significa gestionar los datos de 500 personas y 500 facturas. Y ese tipo de información debe manejarse con una herramienta que vaya más allá de una tabla de Excel o una agenda. Adicionalmente, los hoteleros tienen clientes nuevos cada mes, entonces deben gestionar un gran número de facturaciones, y eso les implica no solo el proceso de reservación sino todo el tema de operación.

Con esta inquietud, un par de profesionales de la Universidad Nacional de Medellín, Luis Ramírez, ingeniero industrial, y Luis Montoya, ingeniero de sistemas, crearon Optilodging (www.optilodging.com), una herramienta de soporte y asesoría que le ayuda al hotel a optimizar todo su proceso operativo, desde que el cliente hace una reserva hasta que se va con la factura.

Entre sus funcionalidades están:

§  Calendario de reservas. Es la herramienta para que un hotelero pueda realmente rentabilizar su negocio. Por medio de Optilodging es posible centralizar las reservas realizadas desde varios portales usados para tal fin. Sucede que muchos hoteleros solamente están registrados con un portal, porque no tienen las herramientas para cruzar los datos si estuvieran con otro portal y no quieren caer en posibles casos de overbooking y tener problemas con clientes. Con esta solución, los hoteleros pueden estar en varios portales al tiempo y así aumentan su oportunidad de ventas porque este software sincroniza las reservas que se realicen a través de varios portales.

§  Aumento de productividad y reducción de costos. Con los documentos y procedimientos que facilita la plataforma, los hoteleros se ahorran mucho tiempo; por ejemplo, con los trámites que se deben adelantar ante Migración Colombia o sacar un reporte de contabilidad al final de mes, tareas que necesitan mucha agilidad. Además, la sistematización de muchos procesos ahorra costos de personal.

§  Manejo de personal. El sistema está parametrizado para que el administrador o el dueño del hotel pueda crear usuarios a las personas que trabajan allí o son colaboradores. Dependiendo del cargo, se crea un usuario y se le asignan ciertos permisos para que pueda operar determinadas funciones. Además, cuando cada usuario entra a trabajar tiene que abrir una función que se llama ‘Iniciar turno’ y, al final de su jornada laboral, seleccionar la opción ‘Cerrar turno’; esto le genera a cada usuario su historial y, de esta manera, el administrador puede supervisar lo que se sucede con su personal y las actividades que realiza.

§  Generar más ingresos. Este desarrollo tecnológico les brinda a los hoteleros la posibilidad de tener también un canal de ventas directo on line desde su sitio web o Facebook con la opción de recibir el pago a través de esta misma herramienta para garantizar la reservación; de esta manera, puede complementar las ventas que ingresan por las plataformas de reservas con las que tenga alianzas.

§  Llevar un control más eficiente. Los dueños de este tipo de empresas por lo general tienen otro tipo de actividades que deben atender simultáneamente, entonces quieren entrar desde su celular o computador en cualquier parte para revisar lo que está pasando en su hotel.

§  Reportar huéspedes a Migración Colombia. Los hoteleros diariamente descargan un archivo para este tipo de reporte y lo envían desde la plataforma. El sistema simplemente les descarga el archivo y los hoteleros lo importan y ahorran así mucho tiempo. El objetivo es ayudarlos a ser más productivos.

§  Gestión de inventarios. Los hoteles que tienen bar o restaurante requieren un control de inventarios. Optilodging también desarrolla esta función. Los hoteleros pueden registrar las compras y ventas de productos, y el inventario se va actualizando y puede llevar un control de inventario de manera constante. Este punto es crucial para los hoteles que venden alimentos y bebidas.

§  Facturación. Desde la misma plataforma es posible facturar porque los hoteleros pueden acogerse a la modalidad de factura por computador y usar esa herramienta. Los hoteleros simplemente deben tener su resolución de la DIAN, su RUT autorizado y configurar su logo y el nombre del establecimiento para generar facturas con los debidos impuestos.

 

Cómo funciona

El hotelero adquiere una cuenta en la plataforma, como cualquier persona cuando tiene una cuenta en Google, Dropbox, etc. Entonces, Optilodging le crea los usuarios, y cada hotelero parametriza o configura sus variables de trabajo: reservaciones, facturas, habitaciones, tarifas, productos que vende, etc.

A medida que se ingresan datos, se va generando una base de datos de clientes para que el hotel pueda enviar correos automáticos, descargar esa base, filtrarla, etc.

Hay hoteles a los que Optilodging les brinda asesoría y acompañamiento; por ejemplo, los procedimientos que se deben tramitar con Migración Colombia. Para hoteles que ya tienen experiencia con ese tipo de operaciones, Optilodging solo les explican cómo hacerlo a través del sistema. Todos estos procesos los ayudan a agilizar tareas, a ser más productivos y a evitar sanciones o mala reputación. Un error con Migración Colombia les puede generar multas; un error con las plataformas de reservas les puede ocasionar overbooking y, por lo tanto, malos comentarios en las páginas web.

El paquete básico de esta herramienta ofrece la gestión de reservas y las actividades administrativas. Si el hotelero quiere otras funcionalidades, se van implementando dependiendo de lo que necesite. La opción Channel Manager trabaja con Booking, Despegar y Expedia, para sincronizar las reservas que se generen por medio de estas plataformas; este servicio tiene un costo adicional y depende del número de habitaciones de cada hotel.

Actualmente, Optilodging trabaja con 250 hoteles en Colombia y está presente en Cartagena, Medellín, Bogotá, Santa Marta y Eje Cafetero. También tiene clientes en México, Nicaragua, Chile, Argentina y Barcelona.

La motivación para que el equipo de Maklik, empresa que creó este software, quisiera ingresar en la fase de Crecimiento y Consolidación de Apps.co fue por haber conocido emprendimientos que mejoraron mucho sus procesos al tener este tipo de acompañamiento. “Es un programa de aceleración y eso queremos precisamente: crecer más rápido y sabemos que en HubBOG, aliado de MinTIC para esta fase de Apps.co, hay muchos expertos que nos pueden ayudar a mejorar varias cosas. Hay muchas ventajas trabajando con una entidad como esta y tener el apoyo de MinTIC”, afirma Luis Ramírez, CEO de Optilodging.


Una empresa digital impulsada por MinTIC

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) busca cambiar de manera positiva la vida de los colombianos a través de las TIC. Uno de los planes que viene desarrollando al respecto, y que en 2017 alcanza su sexta versión, es el de Crecimiento y consolidación de Apps.co, el cual busca impulsar empresas digitales legalmente constituidas con productos digitales desarrollados, para que lleguen a punto de equilibrio y sean atractivas para la inversión. “Buscamos generar un ecosistema digital fortalecido que promueva el crecimiento de la economía e industria digital de Colombia y que esta sea más competitiva a nivel internacional”, asegura el Ministro TIC, David Luna.

 

Apps.co, iniciativa de MinTIC, promueve el emprendimiento de base digital con el apoyo, acompañamiento e impulso a los equipos de emprendedores colombianos que participan en las diferentes convocatorias. Han acompañado a más de 1.700 emprendimientos en las fases de Descubrimiento de Negocios y Crecimiento y Consolidación de Negocios TIC. Actualmente, cubre 27 ciudades, con el fin de llevar las oportunidades a más regiones de Colombia. De esta manera, están creando la nueva generación de empresarios digitales del país.

 

La Corporación de Alta Tecnología (Codaltec), como administrador de proyectos de la iniciativa Apps.co y Contenidos Digitales de MinTIC, es la encargada de la convocatoria para que empresas digitales sean beneficiarias del proceso de acompañamiento en la fase Crecimiento y Consolidación de Negocios TIC. El campus para startups HubBOG, aliado de MinTIC para operar esta fase en la ciudad de Bogotá, es el encargado de brindar la asesoría con mentores expertos para las empresas seleccionadas.

Consulte sobre Optilodging: www.optilodging.com

 

Para mayor información sobre este programa, consultar: www.codaltec.com y www.apps.co.

 

CONTACTO DE PRENSA:
Mónica Silva Saldaña – 311 561 74 07 –
comunicaciones2@hubbog.com

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